PRIVACY POLICY & PERSONAL DATA PROTECTION
Respecting your privacy has always been important to us.
As part of the entry into force of the RGPD, we have updated our privacy policy in order to provide you, in full transparency, with clear and precise information, on how the information collected via our website is used and protected.
Before browsing and booking on the hotel’s website, we recommend that you read the general conditions of use and this privacy policy.
This privacy policy is part of the general terms and conditions governing our hotel services. By accepting our terms and conditions, you expressly agree to the provisions of this policy.
If you do not agree with certain clauses of this document, we recommend that you do not continue to browse this website.
1. What data do we collect?
The data you voluntarily communicate to us to access our services, as well as your navigation data on our website.
Type of information collected
Personal data / Definition:
Any information collected and recorded in a format that allows you to be identified personally, either directly or indirectly as an individual.
The data we collect includes
– Your identity (e.g. surname, first name, email address, telephone number with country code, passport or ID number, etc.),
- Mandatory or optional personal information such as date of birth, leisure preferences, interests, number and age of children, etc.
- Information about your credit card: number, holder, cryptogram,
– Your comments via the satisfaction questionnaires we may send you after your stay, or that you leave on websites or online applications.
– the information we collect via cookies and other similar technologies, as explained in more detail below; We collect the compulsory information that you fill in on the booking form and that is necessary to process your booking and without which we would not be able to provide you with the requested service.
We also collect optional information if you agree to provide it and which will enable FORME-HOTEL MONTPELLIER to provide you with additional services. We can only collect personal data from adults. We will only collect personal data from minors insofar as it has been provided by the minor’s legal representative. By providing us with personal data about a minor, you warrant that FORME-HOTEL MONTPELLIER is an adult and that you have the authority of a legal representative for the minor. Any attempt at fraud may be prosecuted by FORME-HOTEL MONTPELLIER.
2- How is your data collected ?
Your data is collected as a result of your actions on our website, or your interactions with our services, and in particular when :
– You browse our website
You make a reservation for rooms and other ancillary services on the hotel’s official website, from our e-concierge application, or by directly contacting our team authorized to handle your requests.
– You make a reservation for rooms and any other service via a hotel room referencing site of which FORME-HOTEL MONTPELLIER is a partner,
– You make a payment at the time of booking or at the end of your stay.
– You fill in a contact form on our website.
– You send FORME-HOTEL MONTPELLIER an e-mail;
– You call us
– Subscribe to our newsletter and special offers;
– You sign up for our LoungeUp concierge application
– Join our social networks
– You share a page or an offer by sending an email or via a social network;– You share your observations/comments about your experience at FORME-HOTEL MONTPELLIER by filling in the satisfaction questionnaire sent by a third-party service provider;
– You leave a comment on an online review site to share your experience of our establishment.
3 – What do we do with your data ?
We process your data mainly to process your requests for information and reservations, but also to personalize our relationship with you in order to best meet your expectations. Your data is also processed for statistical analysis.
Purpose of collecting your personal data
Several purposes are pursued:
– To process and follow up your requests: when you call us, when you write us an e-mail, when you fill in a form on our website.
– To manage your room reservation and any other services you may have requested during your reservation.
– Managing your stay at the hotel: setting up access to rooms, other services… proposing additional services according to the needs expressed at the time of your reservation: sleeping arrangements for children, comfort of bedding, personalized reception in accordance with a particular event such as a honeymoon…
– Improve our hotel service: by taking into account any comments you may leave during your stay or in satisfaction questionnaires you may receive after your stay,
– Manage the sending of commercial and marketing offers, targeting offers according to your preferences,
– Establish anonymous statistics on the number of visitors to FORME-HOTEL MONTPELLIER, and draw up reports, by archiving your reservation and stay requests.
Handling complaints and disputes: responding to your complaints, referring you to legal counsel to defend our interests – Handling your requests to unsubscribe from our newsletter or to receive commercial offers
– Manage your right to withdraw, transmit, rectify or oppose your personal data from our data processing operations
– Manage your job applications
– Manage your right to withdraw, forward, rectify or object to your personal data being processed by us
– E-mailings relating to your order and the information we send you
You are likely to receive 2 types of communication from us:
E-MAILINGS relating to your order
When you book your stay with us (on our official website, by telephone, by e-mail)l, or via an online booking platform partnered with FORME-HOTEL MONTPELLIER, to whom you have authorized us to share your personal data, you may receive e-mails from us relating to your stay.
For example :
Mail confirming your stay, mail customizing your stay before your arrival, welcome mail, departure mail and satisfaction survey.
The main purpose of these electronic messages is to :
– give you access to all our services
– provide you with highly personalized support before, during and after your stay.
– meet your expectations in a highly personalized way.
An unsubscribe link is present on all communications sent, to give you the freedom to stop receiving solicitations at any time.
4 – Quelle est notre politique par rapport aux cookies ?
Dès votre première navigation sur notre site web, vous êtes invités à prendre connaissance de notre politique concernant les cookies. Nous vous expliquons le fonctionnement de ces cookies, pour quelle finalité ces cookies sont utilisés, et ce que vous pouvez faire pour gérer ces cookies.
Informations collectées
En général, vous pouvez visiter le Site sans nous dire qui vous êtes ni nous donner d’informations personnelles. Cependant, lorsque vous vous rendez sur le Site, notre serveur web enregistre automatiquement certaines informations telles que votre adresse IP (Internet Protocol) et d’autres informations telles que le nom de votre fournisseur de service Internet, votre système de navigation, votre système d’exploitation et la langue utilisée, le site à partir duquel vous vous connectez, les mots clés et les technologies ajoutées au système de navigation disponibles pour l’affichage du contenu, les pages du Site que vous consultez et l’ordre de consultation, ainsi que la date et la durée de votre visite.
Qu’est ce qu’un témoin de connexion (cookie) ?
Le site www.forme-hotel.fr utilise des cookies. Un cookie est un fichier texte stocké sur votre ordinateur quand vous visitez notre site. Ils permettent d’identifier votre ordinateur lors de votre prochaine visite.
Quelle utilisation faisons-nous des cookies ?
Lorsque vous visitez notre site nous pouvons, selon vos choix exprimés par le paramétrage de votre navigateur, installer divers cookies sur le disque dur de votre ordinateur. Nous pouvons lire les cookies que nous avons installés pendant la durée de validité de chaque cookie ou jusqu’à ce que vous supprimiez ledit cookie.
Nous utilisons les cookies pour les finalités suivantes sur notre site :
• Analyse de la performance de notre site à partir d’informations anonymes sur votre navigation (par exemple: pages vues, nombre de visites….). Nous utilisons pour ce faire l’outil d’analyse «Google Analytics».
• Analyse du partage des pages de notre site à partir d’informations anonymes sur votre navigation. Nous utilisons pour ce faire l’outil «Addthis».
Les cookies que nous utilisons ne nous permettent pas de vous identifier personnellement et sont conçus pour être utilisés uniquement par le FORME-HOTEL MONTPELLIER.
Les données recueillies sont conservées par le FORME-HOTEL MONTPELLIER pour une durée de 6 mois et ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d’autres fins.
Puis-je m’opposer à l’enregistrement des cookies ?
Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces « cookies » de façon globale ou au cas par cas en ajustant les paramètres de votre navigateur. Nous vous invitons à vous reporter à la procédure figurant dans les règles d’utilisation de votre navigateur.
Nous vous informons néanmoins que si vous choisissez de refuser tout type de cookies, certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas être accessibles.
5 -Vos données sont-elles partagées ?
Vos données sont partagées uniquement avec des prestataires de services avec qui nous avons engagé un partenariat nous permettant de vous assurer la bonne exécution de votre commande, ou d’optimiser votre expérience dans l’utilisation de nos services.
L’accès des tiers a vos données personnelles
Dans le cadre unique de pouvoir vous donner toute satisfaction dans l’utilisation de nos services, nous sommes amenés à communiquer vos données personnelles à des personnes internes et externes :
Destinataires internes : Il s’agit ici de tout le personnel interne amené à intervenir afin de vous permettre de bénéficier des services hôteliers que vous avez réservez :
Le personnel hôtelier qui va traiter les demandes que vous aurez exprimé avant / pendant ou après votre séjour (1 lit supplémentaire, un lit bébé, une attention spéciale en chambre, réservation d’un soin, l’envoi de votre facture etc…).
Le personnel support tels que le service commercial, marketing & communication qui gère vos demandes d’inscription ou de désabonnement à la newsletter et aux offres spéciales, qui vous fait parvenir des e-mailing relatifs à la confirmation de votre séjour, ou de commandes que vous auriez effectués sur notre site web ou via notre application.
Le service informatique ayant mis en place des connexions entre le système de réservation et le système de gestion des clients des Hôtels.
Destinataires externes : sous traitants, prestataires, banques. La transmission des informations a pour seule finalité la parfaite exécution par FORME-HOTEL MONTPELLIER des services que vous avez sollicité et la recherche exclusive de votre satisfaction. Enfin les autorités administratives ou judiciaires locales ou nationales si elles demandent à accéder à vos données personnelles dans la mesure où la loi l’exigerait.
6 -Comment vos données sont-elles protégées ?
FORME-HOTEL MONTPELLIER s’engage à prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des données et éviter leur divulgation à des tiers non autorisés.
Sécurité des données
Transactions à caractère sensible
Les transactions à caractère sensible (coordonnées bancaires, etc.) sont transmises dans un mode sécurisé par des algorithmes de cryptage et d’authentification. Ces transactions sécurisées sont identifiables par la présence d’un cadenas fermé dans la plupart des navigateurs. Plus spécifiquement, il est précisé que pour les besoins du paiement, les coordonnées bancaires sont collectées et conservées par nos prestataires en matière de moteur de réservation en ligne RESERVIT certifié PCI-DSS et GHM certifié NF525. Ces normes internationales sont des standards de sécurité dont les objectifs sont d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données des porteurs de cartes, et ainsi de sécuriser la protection des données cartes et de transaction.
Toutefois, FORME-HOTEL MONTPELLIER ne maîtrise pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attire l’attention des internautes sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son utilisation et à son fonctionnement.
FORME-HOTEL MONTPELLIER met en œuvre les moyens appropriés pour préserver l’encryptage et la sécurité des données que vous acceptez de nous communiquer conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables. Nous traitons vos données personnelles sur des serveurs GLB hébergés par des tiers (opérateurs de réseau ou fournisseurs de service d’infrastructure) et nous mettons en œuvre les moyens nécessaires pour sécuriser notre service. Ces serveurs étant situés en France, vos données personnelles sont donc traitées sur un serveur français. De même nous imposons à nos prestataires ou sous traitants ayant accès à vos données personnelles dans le seul cadre de la gestion de votre réservation et/ou séjour à FORME-HOTEL MONTPELLIER les mêmes conditions de sécurité. Leurs serveurs se trouvent en France et sont ainsi soumis à la même réglementation européenne applicable en matière de sécurité des données personnelles.
Vidéosurveillance
FORME-HOTEL MONTPELLIER a placé ses locaux sous vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité de ses clients, de son personnel et de ses biens. Les images enregistrées dans ce dispositif ne sont pas utilisées à des fins de surveillance du personnel ni de contrôle des horaires.
Les images peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité du FORME-HOTEL MONTPELLIER et par les forces de l’ordre. Le personnel de la société en charge de la maintenance du matériel peut également accéder aux images, à cette seule fin.
7 – Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Les données personnelles que vous nous communiquez sont conservées pour une durée maximale de 10 ans, à partir de la date de votre dernière activité sur notre site web ou bien de la date de départ de votre dernier séjour.
Conservation des données collectées
Dans le cadre des données personnelles, FORME-HOTEL MONTPELLIER conserve les informations collectées pour une durée maximale de 10 ans,
Dans le cadre du système de vidéosurveillance de l’hôtel les images sont elles conservées pour une durée maximale de 1 mois. En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès de modification, de suppression, d’opposition et de rectification aux informations qui vous concernent.
Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à l’adresse mail suivante : resa@forme-hotel.com
Pour en savoir plus, consultez vos droits sur le site de la CNIL : www.cnil.fr -> cnil.fr/comprendre-vos-droits
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous vous demandons de joindre à l’appui de votre demande copie d’un document officiel permettant de vous identifier. Votre demande sera alors traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec les textes applicables.
Pour toute question, envoyer un mail à l’adresse : resa@forme-hotel.com, ou un courrier postal à l’adresse suivante : FORME-HOTEL MONTPELLIER, 185 Rue Charles Lindbergh, 34130 MAUGUIO. Nous pouvons être amenés à apporter, à tout moment, des modifications au présent document. Toute nouvelle politique entrera en vigueur à la date où nous la mettons en ligne. Nous vous conseillons en conséquence de la consulter régulièrement.Handling complaints and disputes: responding to your complaints, referring you to legal counsel to defend our interests – Handling your requests to unsubscribe from our newsletter or to receive commercial offers
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– Manage your right to withdraw, forward, rectify or object to your personal data being processed by us
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