POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE & PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le respect de votre votre vie privée a toujours été important pour nous.
Dans le cadre de l’entrée en vigueur du RGPD, nous avons mis à jour notre politique de confidentialité afin de vous apporter, en toute transparence, des informations claires et précises, sur la manière dont les informations recueillies via notre site Internet sont utilisées et protégées.
Avant toute navigation et réservation sur le site internet de l’hôtel, nous vous recommandons de prendre connaissance des conditions générales d’utilisation et de la présente politique de confidentialité.
Cette politique de protection des données fait partie des conditions générales qui régissent nos services hôteliers. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de cette politique.
Si vous n’êtes pas d’accord avec certaines clauses de ce document, nous vous recommandons de ne pas poursuivre votre navigation sur ce site internet.

1. Quelles sont les données que nous récoltons ?

Les données que vous nous communiquez volontairement pour accéder à nos services, ainsi que vos données de navigation sur notre site web.

Nature des informations recueillies


Donnée personnelle / Définition :
Toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement, soit indirectement en qualité d’individu.
Les données que nous récoltons concernent notamment :

• Votre identité (par ex : nom, prénom, email, N° téléphone avec votre indicatif pays, numéro de passeport ou pièce d’identité…),


• Des informations personnelles obligatoires ou facultatives telles que date de naissance, vos préférences de loisirs, vos centres d’intérêt, le nombre et l’âge de vos enfants,…


• Des informations sur votre carte de crédit : numéro, titulaire, cryptogramme,

• Vos commentaires à travers les questionnaires de satisfaction que nous pouvons vous adresser après votre séjour, ou que vous laissez sur des sites webs ou applications en ligne.

• les informations que nous recueillons via des cookies et d’autres technologies similaires, comme expliqué plus en détail ci-après ;
Nous recueillons les informations obligatoires que vous complétez dans le formulaire de réservation et nécessaires à la prise en compte de votre réservation et sans lesquelles nous ne pourrions vous apporter le service demandé.

Nous recueillons par ailleurs les informations facultatives dès lors que vous acceptez de nous les communiquer et qui permettront au FORME-HOTEL MONTPELLIER de vous apporter des services complémentaires.
Nous ne pourrons récolter que les données personnelles des personnes majeures. Nous recueillons les données personnelles des personnes mineures dans la mesure où elles ont été communiquées par un représentant légal de ces mineurs. En nous communiquant des données personnelles sur un mineur, vous garantissez FORME-HOTEL MONTPELLIER d’être une personne majeure et de disposer d’un pouvoir de représentant légal sur ce mineur. Toute tentative de fraude pourra faire l’objet de poursuite par FORME-HOTEL MONTPELLIER.

2-Comment sont collectées vos données ?

Vos données sont collectées du fait de vos actions sur notre site web, ou bien de vos interactions avec nos services, et notamment lorsque :

• Vous naviguez sur notre site web
Vous effectuez une réservation de chambres et de tout autre service accessoire sur le site web officiel de l’hotel, depuis notre application d’e-conciergerie, ou en sollicitant directement notre équipe habilitée à prendre en compte vos demandes.

• Vous effectuez une réservation de chambres et de tout autre service via un site de référencement de chambre d’hôtels dont FORME-HOTEL MONTPELLIER est partenaire,

• Vous effectuez un paiement lors de la réservation ou à l’issue de votre séjour

• Vous remplissez un formulaire de contact depuis notre site web.

• Vous envoyez à FORME-HOTEL MONTPELLIER un message électronique ;

• Vous nous appelez

• Vous vous inscrivez à la liste de diffusion de la newsletter et des offres spéciales;

• Vous vous inscrivez sur notre application de conciergerie LoungeUp ;

• Vous vous affiliez à nos réseaux sociaux

• Vous partagez une page ou une offre par envoi d’un email ou par l’intermédiaire d’un réseau social ;

• Vous faites part de vos observations/commentaires concernant votre expérience à FORME-HOTEL MONTPELLIER en remplissant le questionnaire de satisfaction envoyé par un prestataire tiers ;

• Vous laissez un commentaire sur un site d’avis en ligne pour partager votre expérience au sein de notre établissement.

3 – Que faisons-nous de vos données ?

Nous traitons vos données essentiellement pour traiter vos demandes d’informations et de réservations, mais aussi pour personnaliser notre relation avec vous afin de répondre au mieux à vos attentes. Vos données sont également traitées pour nous permettre des analyses statistiques.

Finalité de la collecte de vos données personnelles

Plusieurs finalités sont poursuivies :

• Traiter vos demandes et en assurer le suivi : lorsque vous nous appelez, vous nous écrivez un message électronique, lorsque vous remplissez un formulaire via notre site.

• Gérer votre réservation de chambres et autres services que vous aurez sollicités pendant votre réservation


• Gérer votre séjour à l’Hôtel : Mise en place des accès aux chambres, autres services…proposition de services complémentaires en fonction des besoins exprimés lors de votre réservation : couchage pour les enfants, confort de la literie, accueils personnalisés en accord avec un événement particulier comme un voyage de noces…

• Améliorer notre service hôtelier : en prenant en compte l’ensemble des commentaires que vous laisseriez au cours de votre séjour ou dans les questionnaires de satisfaction que vous pourriez recevoir après votre séjour,

• Gérer l’envoi des offres commerciales et marketing, cibler les offres en fonction de vos préférences,

• Etablir de manière anonyme des statistiques de fréquentation de FORME-HOTEL MONTPELLIER, établir des reporting, grâce à la mise en place de l’archivage de vos demandes de réservation et séjour

• Gestion des réclamations et litiges : Répondre à vos réclamations, transmettre à tout conseil juridique pour assurer la défense de nos intérêts
• Gestion de vos demandes de désabonnements à la newsletter ou à la réception d’offres commerciales

• Gérer vos droits de retrait, de transmission, de rectification,  ou d’opposition de vos données personnelles de nos traitements de données

• Gérer vos candidatures

• Gérer vos droits de retrait, de transmission, de rectification,  ou d’opposition de vos données personnelles de nos traitements de données

Les E-mailings relatifs à votre commande et les d’informations que nous vous transmettons

Vous êtes susceptibles de recevoir 2 types de communication de notre part :

E-MAILINGS relatifs à votre commande
Lorsque vous réservez votre séjour auprès de nos services (sur notre site web officiel, par téléphone, par mail)l, ou bien via une plateforme de réservation en ligne partenaire de FORME-HOTEL MONTPELLIER, à qui vous avez autorisé de partager vos données personnelles, vous êtes susceptibles de recevoir de notre part des mails relatifs à votre séjour.
Par exemple :
Mail de confirmation de séjour, mail de personnalisation de votre séjour avant votre arrivée, mail de bienvenue, mail de départ et enquête de satisfaction.

Ces messages que nous vous adressons par voie electronique, ont essentiellement pour but de :

– vous permettre d’accéder à l’ensemble de nos services
– vous accompagner de manière très personnalisée avant, pendant et après votre séjour.
– répondre à vos attentes, de manière très personnalisée.

Un lien de désabonnement est présent sur toutes les communications envoyées, afin de vous donner la liberté d’arrêter les sollicitations à tout moment.

4 – Quelle est notre politique par rapport aux cookies ?

Dès votre première navigation sur notre site web, vous êtes invités à prendre connaissance de notre politique concernant les cookies. Nous vous expliquons le fonctionnement de ces cookies, pour quelle finalité ces cookies sont utilisés, et ce que vous pouvez faire pour gérer ces cookies.

Informations collectées

En général, vous pouvez visiter le Site sans nous dire qui vous êtes ni nous donner d’informations personnelles. Cependant, lorsque vous vous rendez sur le Site, notre serveur web enregistre automatiquement certaines informations telles que votre adresse IP (Internet Protocol) et d’autres informations telles que le nom de votre fournisseur de service Internet, votre système de navigation, votre système d’exploitation et la langue utilisée, le site à partir duquel vous vous connectez, les mots clés et les technologies ajoutées au système de navigation disponibles pour l’affichage du contenu, les pages du Site que vous consultez et l’ordre de consultation, ainsi que la date et la durée de votre visite.

Qu’est ce qu’un témoin de connexion (cookie) ?

Le site www.forme-hotel.fr utilise des cookies. Un cookie est un fichier texte stocké sur votre ordinateur quand vous visitez notre site. Ils permettent d’identifier votre ordinateur lors de votre prochaine visite.

Quelle utilisation faisons-nous des cookies
 ?

Lorsque vous visitez notre site nous pouvons, selon vos choix exprimés par le paramétrage de votre navigateur, installer divers cookies sur le disque dur de votre ordinateur. Nous pouvons lire les cookies que nous avons installés pendant la durée de validité de chaque cookie ou jusqu’à ce que vous supprimiez ledit cookie.

Nous utilisons les cookies pour les finalités suivantes sur notre site :

• Analyse de la performance de notre site à partir d’informations anonymes sur votre navigation (par exemple: pages vues, nombre de visites….). Nous utilisons pour ce faire l’outil d’analyse «Google Analytics».
• Analyse du partage des pages de notre site à partir d’informations anonymes sur votre navigation. Nous utilisons pour ce faire l’outil «Addthis».

Les cookies que nous utilisons ne nous permettent pas de vous identifier personnellement et sont conçus pour être utilisés uniquement par le FORME-HOTEL MONTPELLIER.

Les données recueillies sont conservées par le FORME-HOTEL MONTPELLIER pour une durée de 6 mois et ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d’autres fins.

Puis-je m’opposer à l’enregistrement des cookies ?

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces « cookies » de façon globale ou au cas par cas en ajustant les paramètres de votre navigateur. Nous vous invitons à vous reporter à la procédure figurant dans les règles d’utilisation de votre navigateur.

Nous vous informons néanmoins que si vous choisissez de refuser tout type de cookies, certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas être accessibles.

5 -Vos données sont-elles partagées ?

Vos données sont partagées uniquement avec des prestataires de services avec qui nous avons engagé un partenariat nous permettant de vous assurer la bonne exécution de votre commande, ou d’optimiser votre expérience dans l’utilisation de nos services.

L’accès des tiers a vos données personnelles


 Dans le cadre unique  de pouvoir vous donner toute satisfaction dans l’utilisation de nos services, nous sommes amenés à communiquer vos données personnelles à des personnes internes et externes :


Destinataires internes :
Il s’agit ici de tout le personnel interne amené à intervenir afin de vous permettre de bénéficier des services hôteliers que vous avez réservez :

Le personnel hôtelier qui va traiter les demandes que vous aurez exprimé avant / pendant ou après votre séjour (1 lit supplémentaire, un lit bébé, une attention spéciale en chambre, réservation d’un soin, l’envoi de votre facture etc…).

Le personnel support tels que le service commercial, marketing & communication qui gère vos demandes d’inscription ou de désabonnement à la newsletter et aux offres spéciales, qui vous fait parvenir des e-mailing relatifs à la confirmation de votre séjour, ou de commandes que vous auriez effectués sur notre site web ou via notre application.

Le service informatique ayant mis en place des connexions entre le système de réservation et le système de gestion des clients des Hôtels.

Destinataires externes : sous traitants, prestataires, banques. La transmission des informations a pour seule finalité la parfaite exécution par FORME-HOTEL MONTPELLIER des services que vous avez sollicité et la recherche exclusive de votre satisfaction. Enfin les autorités administratives ou judiciaires locales ou nationales si elles demandent à accéder à vos données personnelles dans la mesure où la loi l’exigerait.

6 -Comment vos données sont-elles protégées ?

FORME-HOTEL MONTPELLIER s’engage à prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des données et éviter leur divulgation à des tiers non autorisés.

Sécurité des données

Transactions à caractère sensible

Les transactions à caractère sensible (coordonnées bancaires, etc.) sont transmises dans un mode sécurisé par des algorithmes de cryptage et d’authentification. Ces transactions sécurisées sont identifiables par la présence d’un cadenas fermé dans la plupart des navigateurs. 

Plus spécifiquement, il est précisé que pour les besoins du paiement, les coordonnées bancaires sont collectées et conservées par nos prestataires en matière de moteur de réservation en ligne RESERVIT certifié PCI-DSS et GHM certifié NF525. Ces normes internationales sont des standards de sécurité dont les objectifs sont d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données des porteurs de cartes, et ainsi de sécuriser la protection des données cartes et de transaction.

Toutefois, FORME-HOTEL MONTPELLIER ne maîtrise pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attire l’attention des internautes sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son utilisation et à son fonctionnement.

FORME-HOTEL MONTPELLIER met en œuvre les moyens appropriés pour préserver l’encryptage et la sécurité des données que vous acceptez de nous communiquer conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
Nous traitons vos données personnelles sur des serveurs GLB hébergés par des tiers (opérateurs de réseau ou fournisseurs de service d’infrastructure) et nous mettons en œuvre les moyens nécessaires pour sécuriser notre service. Ces serveurs étant situés en France, vos données personnelles sont donc  traitées sur un serveur français. De même nous imposons à nos prestataires ou sous traitants ayant accès à vos données personnelles dans le seul cadre de la gestion de votre réservation et/ou séjour à FORME-HOTEL MONTPELLIER les mêmes conditions de sécurité. Leurs serveurs se trouvent en France et sont ainsi soumis à la même réglementation européenne applicable en matière de sécurité des données personnelles.

Vidéosurveillance

FORME-HOTEL MONTPELLIER a placé ses locaux sous vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité de ses clients, de son personnel et de ses biens. Les images enregistrées dans ce dispositif ne sont pas utilisées à des fins de surveillance du personnel ni de contrôle des horaires.

Les images peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité du FORME-HOTEL MONTPELLIER et par les forces de l’ordre. Le personnel de la société en charge de la maintenance du matériel peut également accéder aux images, à cette seule fin.

 7 – Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

 Les données personnelles que vous nous communiquez sont conservées pour une durée maximale de 10 ans, à partir de la date de votre dernière activité sur notre site web ou bien de la date de départ de votre dernier séjour.

 Conservation des données collectées


Dans le cadre des données personnelles, FORME-HOTEL MONTPELLIER conserve les informations collectées pour une durée maximale de 10 ans,
Dans le cadre du système de vidéosurveillance de l’hôtel les images sont elles conservées pour une durée maximale de 1 mois. En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès de modification, de suppression, d’opposition et de rectification aux informations qui vous concernent. 
Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à l’adresse mail suivante : resa@forme-hotel.com
Pour en savoir plus, consultez vos droits sur le site de la CNIL : www.cnil.fr  -> cnil.fr/comprendre-vos-droits
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous vous demandons de joindre à l’appui de votre demande copie d’un document officiel permettant de vous identifier. Votre demande sera alors traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec les textes applicables.

Pour toute question, envoyer un mail à l’adresse : resa@forme-hotel.com, ou un courrier postal à l’adresse suivante : FORME-HOTEL MONTPELLIER, 185 Rue Charles Lindbergh, 34130 MAUGUIO. Nous pouvons être amenés à apporter, à tout moment, des modifications au présent document. Toute nouvelle politique entrera en vigueur à la date où nous la mettons en ligne. Nous vous conseillons en conséquence de la consulter régulièrement.